van IJs- en Skeelerclub ‘De Zilveren Schaats’ (‘DZS’), vrijdag 18 maart 2022 om 20:00 uur in het clubhuis, Groene Singel 2, Schoonhoven inloop vanaf 19:30 uur.

1. Opening en mededelingen, vaststelling agenda

2. Ingekomen stukken

3. Verslag 54e algemene ledenvergadering van 19 november 2021 het verslag is verderop in deze IJspegel opgenomen

4. Uitbaggeren ijsbaan zie voorstel en toelichting elders in deze IJspegel

5. Commissie van Toezicht en Continuïteit (CvTC) zie instellingsbesluit en toelichting elders in deze IJspegel

6. Rondvraag

7. Sluiting

Aanwezig: 9 leden; van het bestuur: Jos van Pelt (voorzitter), Wilma Wolf, Kees van Buren, Ingrid Stehouwer (penningmeester en waarnemend secretaris).

Jos van Pelt opent de 54e vergadering en heet eenieder welkom. Het is dit jaar wederom een bijzondere algemene ledenvergadering. Vanwege de Covid-richtlijnen zijn aparte zaaldelen gereserveerd voor degenen die een geldige QR-code zouden laten zien en degenen die dat niet zouden doen. Alle aanwezigen hoorden tot de eerste categorie. Er zijn geen nieuwe agendapunten ingediend, dus de agenda wordt conform voorstel vastgesteld.

Er zijn geen ingekomen stukken.

Het verslag wordt zowel inhoudelijk als tekstueel goedgekeurd, met dank aan de notulist.

De kascontrolecommissie heeft de boeken gecontroleerd. Helaas is er geen lid van de Kascommissie aanwezig om ter plekke verslag uit te brengen. Het onderstaande schriftelijke verslag wordt door de voorzitter voorgelezen: Verslag van de kascontrolecommissie 2020-2021 Jongstleden maandagavond 15 november hebben Peter van der Vet en ondergetekende de boeken gecontroleerd. Wegens bijzondere omstandigheden is de controle op afstand, maar in het bezit van de financiële stukken uitgevoerd. Na beantwoording van een aantal vragen door de penningmeester Ingrid Stehouwer, stelt de kascommissie voor het bestuur decharge te verlenen voor het financiële beleid. Met hartelijke groet, Peter van der Vet en Robbert-Jan Neven.

Jos van Pelt licht het financiële jaarverslag toe. Het verenigingsjaar 2020-2021 is afgesloten met een nadelig saldo van € 3.627,- . Het is waarschijnlijk voor het eerst dat er een seizoen is afgesloten met een negatief resultaat. Dit wordt veroorzaakt door geen baten en veel lasten. Door de Covid hebben er geen activiteiten plaatsgevonden, waardoor er geen inkomsten gegenereerd zijn. Wel lopen alle vaste lasten door, waarbij energie, verzekeringen en belastingen de grote posten zijn. Het bestuur hoopt dat het komende seizoen weer op normale wijze zal verlopen. De begroting wordt uitgelegd, gesproken wordt over de opname van een hoge post voor energie. De vergadering is het hiermee eens, gezien de gasprijzen op dit moment. Verder wordt gevraagd hoe het kan dat de post contributie in de begroting verhoogd wordt terwijl het ledenaantal afneemt. De verklaring is dat de contributie dit jaar met € 1 verhoogd wordt zoals twee jaar eerder is afgesproken. Verder wordt er een voorstel gedaan om met de huurders van het gebouw af te spreken dat zij zich officieel ten minste een dag van te voren moeten afmelden als zij geen gebruik maken van het gebouw, dit om energiekosten uit te sparen. Jaarrekening en begroting worden volgens voorstel vastgesteld.

Robbert-Jan Neven is niet herkiesbaar. Hij wordt hartelijk bedankt voor zijn inzet. Peter van der Vet is herkies- en beschikbaar. Voor de functie van 2e kascommissielid is Koos van Buren beschikbaar voor de volgende controle. Beiden worden benoemd.

Na een korte leespauze wordt het verslag volgens voorstel wordt vastgesteld. Er wordt door een lid geïnformeerd hoe lang de wachtlijst is voor de tuinen. Deze blijkt op dit moment uit 23 gegadigden te bestaan.

Bestuursverkiezing: Jos van Pelt treedt af en is herkiesbaar. Coen Scheer treedt af en is niet herkiesbaar. De voorzitter heeft een kort afscheidswoord voor Coen. Hierin wordt aangegeven dat Coen gemist gaat worden om zijn frisse ideeën. Als jongste lid zag hij zaken vaak anders en was meer van het “niet zeuren, maar aanpakken”. Gelukkig is Coen nog beschikbaar om klussen in en om het gebouw te doen. Coen, bedankt voor de samenwerking en misschien zien we je over een paar jaar weer terug als bestuurskandidaat.

Aan de oproep voor nieuwe bestuursleden hebben 2 leden gehoor gegeven. Als 1e heeft Gerard de Jonge zich kandidaat gesteld. Hij is aanwezig en stelt zicht kort voor. Als 2e heeft José Polkerman zich kandidaat gesteld, ook zij is aanwezig en stelt zich kort voor. Zij worden beiden door de vergadering benoemd en welkom geheten. Jos van Pelt wordt herbenoemd door de ALV. De voorzitter geeft aan dat we op weg zijn naar het voldoen aan artikel 8 lid 1 van de statuten, namelijk dat het bestuur bestaat uit ten minste 7 en maximaal 10 leden. Dus wederom wordt een oproep gedaan aan de leden om zich op te geven als kandidaat voor het bestuurslidmaatschap.

Volgens de wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) hebben verenigingen allerlei verplichtingen. Een daarvan is het instellen van een soort reserve bestuur een “Commissie van toezicht”. E.e.a. staat kort toegelicht in de uitnodiging. Er melden zich twee leden, Irene Potuijt en Menno Boetes, om plaats te nemen in deze commissie. De vergadering gaat hiermee akkoord. De voorzitter geeft aan dat de komende periode gebruikt gaat worden om dit officieel te maken. de korte pauze vervalt, er wordt besloten gelijk door te gaan met het volgende agendapunt.

In de uitnodiging is de stand van zaken al gegeven. De voorzitter meldt dat er een afspraak met de Gemeente Krimpenerwaard gemaakt gaat worden. De uitkomst van dit gesprek is belangrijk daar we zelf niet de middelen hebben om te gaan baggeren. Moeten we dit geheel op eigen kosten uitvoeren, dan kan dat het einde van de vereniging betekenen. Toen het reserveringsschema werd bedacht kon immers nog geen rekening worden gehouden met de nu geldende, kostbare milieuverplichtingen.

Er zijn geen suggesties binnengekomen, ook niet tijdens de vergadering.

Dhr. M. Boetes vraagt of nu precies duidelijk is waar de grens loopt tussen gemeentelijke grond en het terrein van de ijsclub. Kan dit misschien bij het kadaster opgevraagd worden? Hij stelt deze vraag omdat hij wil voorstellen om een afscheiding aan te brengen op deze grens zodat er tijdens een ijsperiode er geen oneigenlijk gebruik van de ijsbaan gemaakt kan worden. Er volgt n.a.v. deze vraag een discussie over de voor en tegens van een afscheiding. De voorzitter geeft aan dit uit te zoeken en hierop terug te komen. Dhr. A. Witzier vraagt waarom er niet meegedaan wordt met bijvoorbeeld de clubactie van de Rabobank of de verenigingsactie bij de Plusmarkt. Zeker als de inkomsten dalen. Het bestuur was niet op de hoogte van deze acties. De voorzitter verzoekt om, als er dergelijke acties gaan komen, dit door te geven aan het bestuur. Gerard de Jong stelt de vraag of er wel eens gekeken is naar sponsors. Het blijkt dat een slapende vereniging niet aantrekkelijk is voor sponsors. Maar dat wil niet zeggen dat we dit niet nogmaals kunnen bekijken.

De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en inbreng. De vergadering wordt om 21:00u gesloten.

Zoals vele leden weten heeft de ledenvergadering het bestuur al enige jaren geleden opgedragen de ijsbaan te laten uitbaggeren. Door de jaren is deze opdracht, na verantwoording aan en met instemming van de ledenvergadering, niet uitgevoerd, omdat het meer zou kosten dan we aan middelen beschikbaar hadden. De voorlopige opgaven, van verschillende zijden, liepen uiteen van ca. € 85.000 tot meer dan € 105.000 – waarbij van de meest recente raming nog niet duidelijk was of daar nog BTW bij zou komen – hoe dan ook bedragen die voor DZS niet op te brengen waren. De som werd steeds voor het grootste deel bepaald door de afvoerkosten van het slib. Inmiddels ontsnapten we ternauwernood aan een door het Hoogheemraadschap aanvankelijk opgelegde plicht om (in ieder geval een deel van) de ijsbaan uit te laten baggeren, maar dat dit slechts uitstel zou betekenen was ons wel duidelijk. We hebben ons daarom tot de gemeente gewend, met in eerste instantie de vraag of de gemeente ons baggerwerk mee wilde nemen in het werk dat zij voor de eigen wateren van plan was, of ons daarbij wilde laten aansluiten. De betreffende dienst zag daar geen mogelijkheden voor. Daarna hebben wij om een gesprek met de wethouder Sociaal Domein gevraagd, om te verkennen hoe DZS met deze problemen geholpen zou kunnen worden.

Uitvoerige verkenningen door ons oud-bestuurslid Coen Scheer hebben geleid tot een bijzonder interessant aanbod. Coen heeft o.a. onderhandeld met de aannemer die voor de gemeente baggerwerk ging doen, waarbij we van schaalvoordeel en een mogelijk al gereserveerd stortperceel zouden kunnen profiteren. Kort voor een gesprek met de ambtelijke ondersteuner van de wethouder, dat we op 8 februari hadden, ontvingen wij dankzij Coens werk een offerte, gedateerd 27 januari 2022 voor een totaalbedrag van € 36.265,22 van A. den Hartog & Zn. B.V. Dit bedrijf biedt aan de ijsbaan uit te baggeren en de bagger af te voeren. De bagger wordt met een baggerschuifboot naar locaties geschoven vanwaar zij het via slangen verpompen naar een ‘verspreidingsperceel’ ten westen van de ijsbaan – uiteraard gaat e.e.a. volgens de regels, onder verantwoordelijkheid van het bedrijf. Hiermee kan na een lange tijd van uitvoerig onderzoek toch uitvoering worden gegeven aan de opdracht van de ledenvergadering zonder dat daardoor de vereniging in zware financiële problemen komt. Goedkeuring van een uitgave als deze is nodig op grond van artikel 9 lid 3 van de statuten (ook te vinden op dezilverenschaats.nl), luidend “Het bestuur behoeft goedkeuring van de algemene vergadering voor besluiten waarbij de vereniging zich verbindt voor bedragen boven de € 10.000”.

Het bestuur vraagt de ledenvergadering goedkeuring van het voorgenomen besluit om het aanbod van A. den Hartog & Zn. B.V. aan te nemen, een besluit waarbij de vereniging zich verbindt voor een bedrag van zesendertigduizendtweehonderdvijfenzestig euro 22/100.

Bij agendapunt 8. Bestuursverkiezing, Commissie van Toezicht van de laatste ledenvergadering, op 19 november 2021, hebben we de volgende toelichting in de IJspegel opgenomen.

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) legt verenigingen allerlei verplichtingen op. Eén daarvan is dat er een regeling moet zijn voor het geval dat het bestuur van een vereniging niet meer functioneert. Het zal niet zo gauw voorkomen dat het complete bestuur door het ijs zakt en niet meer boven komt, maar er zijn ook minder dramatische situaties denkbaar. Voor zulke gevallen moet er een soort reservebestuur zijn dat meteen kan optreden. We denken aan een groep van drie personen, en uiteraard is het dan fijn als die groep enig idee heeft van wat haar te doen staat in zo’n, naar we verwachten, uitzonderlijke toestand. De WBTR zegt dat de groep bij de eerst komende statutenwijziging een plaats in de statuten moet krijgen, het bestuur stelt nu voor haar in te stellen zodra er kandidaten zijn. De CvT zal door het bestuur door het jaar heen op de hoogte worden gehouden van het wel en wee van DZS, o.a. via verslagen van de bestuursvergaderingen en antwoorden op vragen uit de groep.

In het -nog vast te stellen- verslag van die vergadering staat over de behandeling dit: Commissie van Toezicht: Volgens de wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) hebben verenigingen allerlei verplichtingen. Een daarvan is het instellen van een soort reserve bestuur een “Commissie van toezicht”. E.e.a. staat kort toegelicht in de uitnodiging. Er melden zich twee leden, Irene Potuijt en Menno Boetes, om plaats te nemen in deze commissie. De vergadering gaat hiermee akkoord. De voorzitter geeft aan dat de komende periode gebruikt gaat worden om dit officieel te maken. In de IJspegel stond “we stellen de commissie in zodra er kandidaten zijn”, op de vergadering zeiden we dat we dat in de komende periode officieel zouden maken. Strikt genomen zijn de twee kandidaten dus al lid van de commissie (zie ‘zodra’, in de vorige IJspegel). Daarom willen we hen op deze ledenvergadering officieel inhuldigen, met het volgende reglement, waarin de commissie een naam heeft gekregen die recht doet aan haar eerste taak, zoals die ook door de WBTR wordt voorgeschreven.

1 Het bestuur heeft op 19 november 2021 de Commissie van Toezicht en Continuïteit (CvTC) ingesteld.

2 De CvTC heeft tot taken

2.1 bij ontstentenis van een bestuur de vereniging te besturen en in rechte te vertegenwoordigen;

2.2 het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren.

3 De CvTC bestaat uit ten hoogste drie leden, die lid zijn van de vereniging.

4 De leden van de CvTC worden benoemd door de ledenvergadering, steeds voor een periode van (ongeveer) drie jaar volgend op de ledenvergadering waarin zij zijn benoemd, tot de tweede ledenvergadering na hun benoeming waarin jaarstukken worden behandeld. Zij kunnen direct herbenoemd worden.

5 Leden van de CvTC kunnen tussentijds aftreden, bij voorkeur op een ledenvergadering, en bij voorkeur zodanig dat de benoemingsperioden in de CvTC elkaar overlappen.

6 De CvTC wordt door het bestuur op de hoogte gehouden van wat er speelt bij de vereniging, door middel van oproepen voor en verslagen van bestuursvergaderingen en op andere wijzen die het bestuur bestuur passend acht.

ad 2: omdat in de statuten staat dat er een bestuur moet zijn zal de CvTC in het geval er geen bestuur (meer) is zo spoedig mogelijk een ledenvergadering moeten beleggen waarin een nieuw bestuur wordt benoemd. De CvTC kan de vereniging dus alleen tijdelijk besturen en volgt dan de regels die voor het bestuur gelden. NB: met ontstentenis wordt natuurlijk niet bedoeld dat het bestuur op een willekeurig moment even niet bereikbaar is. Denk aan de situatie dat het voltallig bestuur aftreedt vanwege een verschil van inzicht met de ledenvergadering, nog minder vaak zullen waarschijnlijk voorkomen een rampsituatie met de ijsbaan waarin niemand van het bestuur handelt of een ongeluk waarbij het voltallig bestuur is betrokken en dringende zaken niet kan behandelen.

ad 3: omdat de CvTC als commissie haar taken uitvoert zal er ofwel consensus ofwel een meerderheid moeten zijn voor een te geven CvTC-advies. Met drie leden is er altijd een meerderheid te vinden. Méér dan drie leden lijkt zeker niet nodig.

ad 4 en 5: afhankelijk van het aantal CvTC-leden kan een van hen na een jaar, of na twee jaar, aftreden en dan meteen weer herbenoembaar zijn. Perioden van jaarvergadering naar jaarvergadering hebben het voordeel dat (her)benoeming en aftreden gelijk lopen met de ambtstermijn. ad 6: standaard is de procedure dus: de CvTC in de c.c. bij oproepen voor bestuursvergaderingen. Daar zitten ook de vergaderstukken en het concept-verslag van de vorige vergadering bij. Is er iets bijzonders, dan komt dat tussentijds op de mail.

Hebben wij uw e-mailadres? Zo niet: stuur het naar secr@dezilverenschaats.nl